Datenschutzordnung von Pro Polizei Wetzlar e.V.

Verantwortlicher

Pro Polizei Wetzlar e.V.
Karl-Kellner-Ring 29
35576 Wetzlar

Matthias Hundertmark, Geschäftsführer
info@propolizei-wetzlar.de
Impressum

Präambel

Der Verein Pro Polizei Wetzlar e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Tages- oder Mehrtagesfahrten, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen zur Erfüllung der gemäß dieser Datenschutzordnung zulässigen Zwecke und Aufgaben. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen der Mitgliederverwaltung und Durchführung der Mitgliedschaftsverhältnisse (z.B. Einladung zu Veranstaltungen, Beitragseinzug, Organisation des Vereinsbetriebes, Organisation von Tages- und Mehrtagesfahrten) verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Staatsangehörigkeit, Personalausweisnummer.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit vereinsbezogenen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins sowie in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Medien übermittelt. Die Veröffentlichung / Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Daten, die zur Organisation des Vereins und des Vereinsbetriebes nötig sind. Die Datenverarbeitung erfolgt hierbei zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereines. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.

§3 Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Medien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über Veranstaltungen des Vereins veröffentlicht.

§4 Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem geschäftsführenden Vorstand zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Dieser stellt sicher, dass geeignete technisch-organisatorischen Maßnahmen ergriffen, die Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die entsprechende Vertragsbank weitergeleitet.

Der Verein schließt Verträge mit Kommunikationsdienstleistern ab, um Mitgliederrundschreiben zu versenden. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, etc.) an das zuständige Unternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der (die) Empfänger(in) die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen und Speicherdauer

Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Diese Informationen werden in EDV-Systemen gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen oder gesetzlicher Rechte (z. B. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich insbesondere um Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von Ereignissen zugrunde.

§6 Betroffenenrechte

Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

§7 Datenquelle

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.

§8 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 08.08.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung in der Mitgliederversammlung 07.09.2018 in Kraft.

Ergänzungen zum Internetauftritt:

Zur Bereitstellung dieses Internetauftrittes und dem Versand von E-Mails über die Domain propolizei-wetzlar.de werden Hosting-Dienstleistungen in Anspruch genommen.
Der Verein, bzw. unser Hostinganbieter erhebt im Sinne des Artikel 6 Abs. 1f DSGVO Daten über Zugriffe auf den Server, auf dem sich dieser Internetauftritt befindet (Serverlogfiles).
Zu den dort erfassten Daten gehören:

  • Name der aufgerufenen Webseite
  • Name der aufgerufenen Datei
  • Datum und Uhrzeit des Aufrufs
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung über erfolgreichen Aufruf
  • Typ und Version des verwendeten Webbrowsers
  • Betriebssystem des Seitenbesuchers
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
  • IP-Adresse des Besuchers
  • Anfragender Provider

Logfiles dienen u.A. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen und werden für die Dauer von maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht.
Im Falle einer nötigen Aufklärung zu Einzelfällen, werden dazu notwendige Log-Daten bis zur endgültigen Klärung des Vorfalls von der Löschung ausgenommen.